Хранимая парфюмерно-косметическая продукция делится в основном на 2 группы: продаваемые товары – духи, кремы, аэрозоли, средства для макияжа и т.д. и рекламная продукция, включающая в себя: специальную упаковку, образцы продукции, тестеры, выставочные стенды, подарки, сувениры, каталоги / брошюры и т.д.
Специфика приемки и сборки заказов
Отличия в складских технологиях начинаются с того, что по сравнению с промышленной продукцией, парфюмерно-косметическая продукция выпускается с большим количеством артикулов. Большое число артикулов обусловлено тем, в ассортименте – различные расфасовки (50 мл, 100 мл, и т.д.) одного и того же товара, а у декоративной косметики – множество цветов и оттенков. Кроме того, к праздникам готовятся подарочные наборы. Каждому артикулу продаваемой продукции соответствует образец, тестер и целая серия подарков и сувениров, относящихся к рекламной продукции. Причем подарки и сувениры часто обновляются во время проведения компанией-производителем маркетинговых акций. Поэтому особое внимание нужно уделять тому, чтобы после приемки груза каждый артикул занял свое место хранения. К примеру, только по компании «Сhanel» ежемесячно обрабатывается 5-6 тысяч артикулов, а количество хранимых позиций составляет 2 млн. штук ежемесячно.
Еще одно отличие: заказы собираются, в основном, поштучно. Пересорт – это самое страшное, что может произойти. Одна-единственная ошибка или оператора при обработке или рабочих на складе обходится от 50 долларов до нескольких тысяч долларов, потому что элитный товар дорого стоит. Во-первых, с клиентом при больших объемах формируемого заказа обычно оговаривается несколько дней на выполнение этой работы. Дополнительное время позволяет провести двойной контроль. Обязательно после сборки заказа повторную проверку его правильности проводит другой сотрудник, чтобы исключить ошибки, обусловленные пресловутым человеческим фактором. Налаженная технология позволила минимизировать количество ошибок до 0,02%.
Русификация
Основная масса парфюмерно-косметической продукции импортируется в упаковке производителя. По правилам, весь товар должен быть русифицирован, иметь аннотацию на русском языке. Клиент сам связывается с госструктурами, уточняет, какие коды требуются, и, отправляя товар на хранение, определяет, какие операции по русификации должны быть произведены на складе. Информация об этом находится в специальном мастер-файле. Во время приемки товара на хранение определяется, что нуждается в русификации, что - нет. Наклейка этикеток с информацией о товаре на русском языке называется «русификацией».
Есть два варианта, как эта складская операция может быть встроена в процессы обработки товара (рис.1). Ее можно проводить накануне отгрузки товара, после сбора заказа, но целесообразнее это делать именно в момент приёмки грузов, чтобы продукция была готова к отгрузке и доставке конечному потребителю. А чтобы не допустить смешения товара на складе, нужно выделить для этой операции специальную зону.
 |
| Рис.1. Время проведения русификации: в момент приемки или отгрузки товара |
Существует три способа нанесения клеящихся этикеток на товар, каждый из которых должен быть определенным образом встроен в действующие на складе процессы.
Наклейка готовых этикеток удобна для складского оператора, т.к. не требует специальных инвестиций в принтеры, печатные устройства, программное обеспечение. К тому же появляется возможность использования большого количества стикеров различного формата. Есть и свои минусы. Нет возможности обновления информации (№ лота, срок годности товара).
Готовый стикер со свободным полем для текста дает возможность обновления информации: при поступлении на склад новой партии товара проставить ее срок годности, № лота. Но приходится делать дополнительные инвестиции в оборудование (принтер, печатное устройство) и программное обеспечение. К тому же технические возможности принтеров ограничивают выбор форматов стикеров. Как готовые этикетки, так и стикер со свободным полем усложняют процессы хранения. Необходимость подбирать стикеры – это дополнительная операция. Учёт запаса стикеров означает дополнительный комплексный учёт. При отсутствии стикеров невозможно реализовать продукцию. Отсутствует возможность исправления неверной информации, значит, возникает необходимость перепечатки этикеток и уничтожение устаревших. Этикетки печатаются минимальными партии в 1000, 5000 шт, это создает их излишний запас.
Изготовление стикеров на месте позволяет справиться с теми, проблемами, о которых говорилось выше. Возможность обновления всего объёма информации означает гибкость операций. Печать только необходимого количества стикеров избавляет от излишнего запаса или негодных стикеров. Кроме того, небольшое число артикулов расходных материалов (2-3 формата стикеров, 2-3 цвета стикеров, 3-5 цветов шрифта) снижает риск отсутствия расходных материалов. Неудобство этого способа русификации заключается в том, что необходимо покупать специальное оборудование: принтер, печатное устройство) и программное обеспечение для обеспечения печати. Инвестиции увеличиваются потому, что оборудование нужно разное, чтобы технические возможности принтеров не ограничивали выбор форматов стикеров и можно было напечатать именно те этикетки, которые нужны клиенту.
Подготовка товара для рекламных акций
Это еще одна особенность хранения парфюмерно-косметической продукции. Для выполнения операции с клиентами компании заключают отдельный договор, согласовываются сроки, объемы работ и их стоимость. В нашей компании действует служба производства упаковки. Территориально для переупаковки товара, предназначенного для проведения акций, выделена отдельная зона.
Товар и рекламная упаковка перевозится на эту специальную зону, где формируются наборы, например гель и шампунь, давно реализуемый товар и пробник нового. При необходимости используется конвейерная линия. После того, как товар прошел через службу производства упаковки, он получает новый статус. Например, у геля был артикул № 1, у шампуня - № 2. А набору присваивается артикул, например № 3. Все эти данные заносятся в программу как складскую, так и в программу клиента. Затем товар пакуется герметичной пленкой для паллеты, и отправляется на зону отгрузки.
Контроль за качеством продукции
Фирмы-производители косметики и парфюмерии заинтересованы в том, чтобы гарантировать потребителям качество своей продукции. Одним из способов определить подделку под известные бренды является невидимая лазерная голограмма, которую можно увидеть только при сканировании. Второй способ – договоренность между производителем и дилерами, закрепляющая право дилера торговать какой-либо продукцией только на определенных территориях. И если товар пропадет в магазинах, или будет перепродан подешевле из бутика в ларек, а потом «всплывет» в другом регионе с уже просроченным сроком годности, по отгрузкам со склада можно будет отследить, откуда ушел товар. Соответственно, складской оператор должен четко контролировать, куда отгружается товар с такими маркировками.
Каждый производитель должен понимать, что ему нужно обозначать способы хранения товара: требует ли он температурного режима, можно ли его хранить под прямыми солнечными лучами. В идеале, вся информация о способах хранения должна содержаться в присылаемом вместе с товаром мастер-файле (лот партии товара), состоящем из информации о сроке годности товара, товарного артикула, даты производства... Но на практике часто бывает, что приходится нашим менеджерам самим это выяснять. Клиенты не всегда обращают на это внимание, может быть, из-за неопытности собственного персонала. Поэтому на складах косметической продукции установлены светоотражающие пленки. Отмечая, что еще из оборудования склада помогает контролировать срок годности товара, нужно сказать о гравитационных стеллажах. Они оборудованы специальными роликовыми дорожками с небольшим уклоном. Благодаря такой конструкции груз плавно перемещается от загрузочной части стеллажа к зоне выгрузки. Осуществляется принцип «первый пришел - первый ушел», что очень важно для соблюдения сроков хранения. Несмотря на то, что это один из самых дорогих типов стеллажей, в хранении косметики и парфюмерии без них не обойтись. Помогает следить за качеством продукции и фирменная компьютерная программа, которая учитывает товар уже более 40 лет и постоянно модифицируется.
Может быть и такая ситуация. Допустим, производитель выявил, что в произведенной партии, например, креме для лица, какой-то ингредиент превысил допустимые нормы содержания. Этот товар надо отозвать. Чтобы он не поступил в продажу, его перемещают на специально выделенную зону хранения. Об этом вносятся изменения в программу хранения.
Работа с бракованной продукцией
Брак, образовавшийся в результате хранения на складе, и выявленный во время приемки товара - это 2 разные проводки в компьютерной программе по учету товара. Товар размещается в зоне брака, внутри которой выделяются отдельные места для складирования брака продукции разных видов. Вызывается представитель клиента и составляется специальный акт, по которому списывается испорченный товар. После составления акта клиент решает, что делать дальше. Иногда во время транспортировки оказывается, что повреждена внешняя тарная упаковка, но цело внутреннее содержимое. А поскольку товар достаточно дорогой, то переупаковка может спасти клиенту значительные средства, так, переупаковав 100 коробов, можно спасти порядка 60 тысяч долларов. Для сравнения, потери от самой переупаковки – всего 5-10 процентов. После проведения инвентаризации клиент или забирает товар для уничтожения, или перепоручает это складскому оператору. При уничтожении товара обязательно присутствует представитель клиента.
Требования к условиям складирования
- Особые требования предъявляются к 3 видам продукции.
- Продукция, содержащая алкоголь по требованиям пожарной безопасности должна храниться на стеллажах, на каждом уровне которых установлены спринклеры.
- Для продукции, чувствительной к температурному режиму и влажности (t° max - 25°C, влажность - 70%) необходимо создать зону с регулируемой температурой и влажностью.
Аэрозоли диктуют необходимость строительства и оснащение специальной зоны для хранения взрывоопасной продукции. Необходимость изменения конструктивных особенностей склада значительно делает его строительство значительно дороже, чем обычного. При входе в помещение должен быть расположен шлюз, который позволяет отсечь возможную утечку газа. Стена выстроена таким образом, что если произойдет взрыв, то именно она будет вынесена наружу, т.е. определит направление взрыва и позволит избежать значительных потерь. Зона хранения оснащена дополнительной вентиляцией. На полу установлены детекторы газа. Содержащийся в аэрозоли газ значительно тяжелее воздуха, и как только из поврежденного товара он опустится на землю, сработают детекторы, автоматически вслед за этим включатся дополнительная вентиляция и тревожная сигнализация, она настолько сильная и громкая, что люди физически не в состоянии находиться в этом помещении и выходят наружу. Выполняется и предписание пожнадзора – спринклеры на каждом уровне стеллажей.
Способы классического складирования
Способ складирования парфюмерно-косметической продукции определяется в зависимости от следующих параметров:
- Оборачиваемость складского запаса
- Количество товара
- Тип подбора заказов: коробами или штучно
Паллетное складирование на стеллажах позволяет подбирать заказы коробами и использовать погрузчики – ретраки. Сочетание этих условий обеспечивает высокую производительность при разгрузке-погрузке, т.к. товар перемещается паллетами. Но этот способ не подходит для штучного подбора заказов и не приспособлен для учёта большого количества наименований. Для небольшого складского запаса такой формат - слишком крупный.
Динамические стеллажи создают большое количество мест доступных для подбора заказа коробами и поштучно. Из-за высоты подбора менее 1,70 м из используются тележки. Среди минусов этого типа хранения нужно отметить необходимость инвестиций в спецоборудование. Дополнительное перемещение паллет от стеллажей к данной зоне хранения нуждается в дополнительном учёте. Нужна и дополнительная экспертиза для составления плана размещения такого вида стеллажей, где должны быть учтены размещение товаров в соответствии с критериями оборачиваемости запаса, размера, веса, группы товаров.
Cкладирование на полках отличается от предыдущего вида тем, что нет дополнительного перемещения паллет от стеллажей к данной зоне хранения, но объём складированной продукции меньше. Так же, как и в предыдущем случае, нужны инвестиции в спецоборудование и экспертиза для создания плана размещения полок, количество и размеры ячеек которых зависят от числа артикулов и складируемого объёма.
Специальные типы хранения
В зависимости от вида деятельности можно использовать другие виды складирования:
- Хранение массой (напольное хранение)
- Хранение на стеллажах с высокой плотностью расстановки
- Складирование в стеллажах drive-in
- Складирование в шкафах
Напольное хранение особенно подходит для рекламной продукции: тестеров, стендов, брошюр, каталогов, специальной упаковки. За счет подбора заказов паллетами повышается плотность складирования. Еще одно преимущество – отсутствие инвестиций. Этот вид хранения не подходит для складов с высотой потолков больше 8м, не позволяет осуществлять собирать заказ коробами или поштучно.
Хранение на стеллажах с высокой плотностью расстановки. Для подбора заказов паллетами используется погрузчик с разгрузкой на три стороны. И поэтому, не смотря на повышение плотности складирования, у этого вида хранения есть и свои недостатки. Нужны крупные инвестиции в разгрузочно-погрузочное оборудование. Данная схема не приспособлена для подбора заказов коробами и поштучно, а производительность разгрузочно-погрузочных работ ниже производительности этих работ при классическом паллетном складировании.
Хранение на стеллажах типа Drive-in подходит для продукции с высокой степенью оборачиваемости складского запаса и большим объёмом складирования. Заказ собирается паллетами погрузчиком-ретраком с удлинёнными вилами, предназначенными для захвата 2 паллет одновременно. В результате - повышается плотность складирования. Для использования этого типа хранения необходима экспертиза, чтобы создать план структуры складирования, количество и размеры зон складирования зависят от числа артикулов и складируемого объёма. А также требуется чётко учитывать входящий и выходящий товарный поток. Структура складирования не обеспечивает большой гибкости в использовании, а кроме того, требует крупных инвестиций.
Использование шкафов для складирования особенно подходит для продукции с низкой оборачиваемостью складского запаса. Заказ собирается коробами и поштучно, при этом используются тележки. Плотность складирования повышается за счет размещения большого количества наименований на небольшой площади. Производительность разгрузочно-погрузочных работ ниже производительности этих работ при классическом типе складировании. Кроме того, нужны инвестиции в специальное оборудование, должен быть создан IT интерфейс между складским оборудованием и WMS для чёткого учёта входящего и выходящего товарного потока.